Dana 26.04.2014. godine stupio je na snagu Zakon o ministarstvima („Sl. glasnik RS“, br. 44/2014, u daljem tekstu: Zakon), kojim je definisano koja ministarstva i posebne organizacije nastavljaju rad, koja počinju da rade, a koja se gase, odnosno prestaju da rade.
U skladu sa navedenim, a u vezi sa poslovima javnih nabavki koji se odnose na objavljivanje na Portalu javnih nabavki, na planiranje nabavki i kvartalno izveštavanje o zaključenim ugovorima i sprovedenim postupcima, naručioci koji su pretrpeli izmene donošenjem Zakona, potrebno je da postupe na sledeći način:
1. Oglašavanje na Portalu javnih nabavki (Portal)
Novonastali organ se mora registrovati na Portalu kao novi naručilac, kako bi mogao ubuduće da objavljuje svoje nabavke koje će on pokretati donošenjem odluke o pokretanju postupka.
U slučaju da je u momentu stupanja na snagu Zakona određena nabavka već objavljena na Portalu od strane naručioca koji je započeo postupak i prestao sa radom u momentu kada postupak još uvek nije okončan, odnosno dok je postupak u fazi sprovođenja, organ koji preuzima prava i obaveze u vezi sa tim postupkom sva naredna dokumenta vezivaće upravo za prvobitno objavljenu nabavku (pitanja i odgovori, izmene i dopune konkursne dokumentacije, obaveštenja…) Konkretno, to bi značilo da se svi oglasi i obaveštenja u vezi sa već objavljenom nabavkom moraju objavljivati pod istim korisničkim imenom i lozinkom pod kojima je objavljen poziv za podnošenje ponuda, kako bi se obezbedio kontinuitet određenog postupka, odnosno da bi sva relevantna dokumenta bila vezana za objavljenu javnu nabavku („fascikla javne nabavke“).
Pri tome, organ koji nastavlja sa sprovođenjem postupka već objavljene nabavke na Portalu, treba da u svom prvom objavljenom oglasu/dokumentu, konstatuje novonastalu pravnu situaciju, odnosno da u prostoru za „ostale informacije“ napomene da u skladu sa Zakonom on preuzima dalju nadležnost u vezi sa predmetnom nabavkom. Takođe, i u početnoj formi za unos osnovnih podataka („fascikla javne nabavke“), za koju se dalje vezuju svi oglasi i dokumenta, trebalo bi uneti navedenu informaciju putem opcije „izmeni“.
2. Planiranje nabavki
Novonastali ogran donosi svoj, novi plan nabavki, a u skladu sa Rešenjem o upotrebi tekuće budžetske rezerve („Sl. glasnik RS“, br.46/14), i u skladu sa zapisnikom o primopredaji dužnosti koji, između ostalog, sadrži i pregled o preuzetim i nerealizovanim obavezama, pregled sprovedenih i započetih postupaka, kao i pregled zaključenih ugovora, koji su neophodni da bi organ mogao pravilno da utvrdi sve svoje buduće potrebe za nabavkama.
U novoizrađenom planu nabavki, naručilac će navesti sve svoje buduće postupke koje će on pokretati, odnosno one postupke za koje će donositi odluku o pokretanju postupka nakon datuma njegovog formiranja, kao novog organa. U novonastali plan novi naručilac neće unositi, odnosno prepisivati postupke koji su sastavni deo plana naručioca koji je prestao sa radom, a koji su već pokrenuti na osnovu plana tog prethodnog organa, i u fazi su sprovođenja. Ukoliko u planu prethodnog naručioca postoje određeni postupci koji nisu bili pokrenuti u momentu stupanja na snagu Zakona, a novoformirani naručilac utvrdi i dalje potrebu za tim nabavkama, predvideće i te postupke u svom novom planu, kao nove postupke, sa svim novim podacima (predviđena sredstva, okvirni datumi…).
U skladu sa Zakonom o javnim nabavkama („Sl. glasnik RS“, br. 124/12) i Pravilnikom o formi i sadržini plana nabavki i izveštaja o izvršenju plana nabavki („Sl. glasnik RS“, br. 29/13), novi naručilac će sačiniti i dostaviti svoj plan nabavki Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji putem softverske aplikacije, u roku od 10 dana od dana njegovog donošenja. Takođe, u propratnom pismu koje šalje, treba da objasni novonastalu situaciju.
Naručilac koji je prestao da radi, treba da dostavi Upravi za javne nabavke i Državnoj revizorskoj instituciji svoj izveštaj o izvršenju plana nabavki, a u skladu sa napred navedenim propisima, zaključno sa datumom prestanka svog rada. Pri tome, za svaki konkretan postupak, kroz opciju „izvršenje“, treba da evidentira ukoliko je bilo nekih izmena u planiranim postupcima kroz njihovo izvršenje (promena vrste postupka, osnova za izuzeće, okvirnih datuma…), odnosno da kod svakog postupka konstatuje i novonastalu situaciju u polju „ostalo“ (ko preuzima nadležnost nad postupkom, zašto postupak nije pokrenut…). U propratnom pismu, potrebno je obrazložiti novonastalu situaciju i razlog dostavljanja izveštaja.
Elektronsku bazu podataka planova nabavki i kvartalnih izveštaja naručioca koji je prestao da radi, preuzima i čuva novi organ u skladu sa pravnim sledbeništvom.
3. Kvartalno izveštavanje o zaključenim ugovorima i sprovedenim postupcima
Novonastali organ formira svoju, novu bazu kvartalnih izveštaja u koju će evidentirati sve ugovore koje on zaključuje, od momenta svog nastanka.
Organ koji je prestao sa radom, zaključno sa datumom svog postojanja, dostavlja Upravi za javne nabavke kvartalni izveštaj o zaključenim ugovorima i sprovedenim postupcima, i u propratnom pismu konstatuje novonastalu situaciju.
Svi ugovori koje je zaključio prethodno postojeći organ, nalaziće se u bazi kvartalnih izveštaja samo tog organa i biće vezani za postupke iz njegovog plana.
Svi ugovori koje će zaključivati novoformirani organ, naći će se u bazi podataka novog organa, i biće vezani za postupke koji su predviđeni u planu novog organa.
Dakle, jedan isti ugovor se ne sme istovremeno naći u bazi starog i novoformiranog organa, već samo na jednom mestu, u zavisnosti od toga koji organ ga je zaključio.
Ugovore koje zaključuje novi organ, a koji su proistekli iz postupaka koji su bili predviđeni u planu organa koji je prestao da postoji, evidentiraće u svojoj novoj bazi kvartalnih izveštaja novoformirani organ. Međutim, te ugovore novi naručilac neće moći fizički da veže za postupke iz svog plana, jer se ti postupci, na osnovu kojih je zaključio ugovore, nalaze u planu nabavki naručioca koji je prestao da postoji. U tom slučaju, novi naručilac, prilikom slanja svojih kvartalnih izveštaja, u propratnom pismu treba da navede sve takve ugovore i da pojasni na plan kog naručioca i na koje konkretne postupke se odnose zaključeni ugovori.
Što se tiče evidentiranja izmena i izvršenja ugovora koje je zaključio organ koji je prestao da radi, novonastali organ koji je preuzeo odgovarajuće nadležnosti, odnosno preuzeo baze podataka svog „prethodnika“, dužan je da Upravi za javne nabavke dostavlja navedene podatke putem stare baze podataka, kako bi se ostvario kontinuitet izveštavanja o zaključenim ugovorima. Pri slanju tih izveštaja, potrebno je da u propratnom pismu organ obrazloži novonastalu situaciju usled koje on, kao novoformirani naručilac, šalje podatke o izmenama i izvršenju ugovora u ime naručioca koji više ne postoji.
